Comment réussir ses évènements en Afrique?

Nous vous disons tout sur l’organisation des évènements en Afrique

L’organisation et la planification d’un événement (salon, concours, festival, exposition, atelier, foire, mariage, baptême, inauguration d’un office,…) s’échelonnent normalement sur plusieurs semaines et demandent l’implication des personnes responsables.
Organiser un évènement c’est créer un canal d’acquisition fort entre les Hommes afin de les permettre de s’émouvoir, faire connaissance, de s’informer, d’argumenter, de partager des connaissances, des valeurs et un potentiel commun.

Pourquoi doit-on planifier et organiser un évènement ?

On planifie et organise un évènement pour une panoplie d’avantages procurant des bénéfices innombrables et souvent insoupçonnés à : une famille, une entreprise, une communauté, une marque, un clan, un individu,…
Par exemple, le 21 mai dernier, la comédienne youtubeuse ivoirienne Zunon Eunice a organisé un Woman Show au Palais de la culture. Et le 18 juin, les Drôles de Femmes, groupe de comédiennes ivoiriennes ont aussi livré un spectacle au Sofitel à Abidjan.
Ces deux spectacles ont respectivement marqué les esprits en faisant vivre une expérience inoubliable au public. Ils ont donné une visibilité à des marques, en fédérant une communauté autour des entreprises. Ces deux évènements ont généré une couverture médiatique puissante.

Quand, Comment et Où planifier et organiser un évènement ?

Il faut savoir que le Quand relève du temps c’est-à-dire la période, la date exacte à laquelle doit se dérouler un évènement. Et le Comment désigne la manière à laquelle un évènement doit se passer. Tandis que le Où identifie le lieu qui doit être choisi pour accueillir les convives. Le Quand, le Comment et le Où sont trois (3) questions très complémentaires en événementiel.  On ne peut pas parler de planification et d’organisation sans elles.

C’est ainsi qu’avant de répondre à la question Quand, il faut d’abord connaître la nature de l’événement, les objectifs et le public cible. Ensuite, fixer une date et réaliser un canevas de toutes les tâches à exécuter. À côté, il faut aussi définir les différentes échéances et jalons à respecter, comme la réservation du lieu de l’événement ou l’inscription des intervenants (pour un chek-in digital).

La question Comment ? Elle, elle consiste à élaborer le programme de la cérémonie. Elle définit le contenu de l’événement de son début jusqu’à sa fin.

Le Où ? Par contre nous renvoie au lieu, à l’endroit (salle, espace libre, domicile, …). Où doit se tenir l’événement afin de faire un travail de faisabilité et ajuster le reste du programme événementiel.

Le Quand ? Relève toujours de la taille et du type d’événement à organiser. Par exemple, les évènements à moyen terme comme un anniversaire, un cocktail, une réception, une soirée en interne ne nécessitent pas une très longue période de préparation. En une ou deux semaines ils peuvent être organisés. Par contre, des évènements à long terme comme un gala, mariage, une conférence, inauguration d’entreprise nécessitent forcément trois (3) à six (6) mois de préparation.
D’ailleurs, en Afrique, plus précisément au Congo-Brazzaville et en République Démocratique du Congo, la planification et l’organisation des évènements à court terme (anniversaire d’une fillette de 3ans) sont généralement confiées aux membres d’une famille.

Par ailleurs, confier son événement à des professionnels événementiels pour un budget énorme ou moyen  est une culture qui peine à s’intensifier en Afrique même si beaucoup de familles sortent du lot. D’où la naissance de plusieurs agences qui proposent des services liés à l’organisation d’un évènement. Cependant, certaines familles décident de s’entraider en cas de cérémonie sans faire appel à des professionnels.
Combien coûte l’organisation d’un événement ?
Pour connaître les coûts de l’organisation d’un événement, il faut prendre en compte plusieurs éléments parmi lesquels le lieu. En effet, lorsqu’on parle de lieu, on fait forcément intervenir la logistique et le transport qui nécessitent un énorme budget. Voilà pourquoi il est important de choisir un lieu en phase avec vos objectifs. Le standing, le cadre, l’accessibilité, l’emplacement de l’établissement sont autant d’éléments qui peuvent faire varier le prix. Autre facteur déterminant, les frais de location de la salle. Celui-ci dépend généralement des prestations fournies par l’établissement ou du lieu d’accueil.

Au Congo-Brazzaville par exemple, là où il y a rareté de salles événementielles, la location d’une salle de fête varie d’un cadre à un autre. Généralement les coûts s’élèvent dans la fourchette de 100.000 à 1.000.000 FCFA. Et un certain nombre de consignes, parfois exagérés sont imposés aux organisateurs surtout si ces derniers ont payé que pour la salle et non pour les autres prestations qu’offre une quelconque agence événementielle.

A l’opposé, en République Démocratique du Congo, il y a abondance de salles événementielles. Et les prix sont très abordables.  En l’occurrence 100 à 1000$.  On en trouve en location pratiquement dans chaque commune de la ville. Même si certains espaces communaux sont transformés en salles de fête. Les évènements malheureux aussi (deuil, levée de corps,…) sont organisés dans des salles événementielles de location.
Les revers d’un événement raté
Une mauvaise planification avec des données erronées, une mauvaise gestion du timing, une mauvaise connaissance du monde événementiel, une mauvaise exécution du budget, bref un manque de professionnalisme sont à l’origine de plusieurs événements ratés.
Les conséquences des évènements ratés sont d’ordre logistiques et financières. On parle de perte logistique et financière. Ces conséquences peuvent laisser les organisateurs (cas des mariés) dans des dettes, briser une collaboration professionnelle (cas des prestataires pour un évènement d’entreprise raté) et parfois même faire interrompre un contrat ou un partenariat.

Que faut-il pour réussir un évènement ?

Pour réussir un évènement, il faut :
-Avoir un budget requis.

-Faire appel à une agence événementielle dotée de professionnalisme pour une organisation professionnelle qui fera la satisfaction des convives et fera parler la ville.

-Sinon, mettre en exergue les talents des amis et connaissances passionnés  du domaine avec un budget moyen pour un résultat appréciable.
-Il faut fournir de vraies informations aux professionnels événementiels (la salle, cible et nombre d’invités ou participants, qualité de gâteau, thème de l’événement,…) et  signaler tout changement  et détails supplémentaires.

Planifier et organiser un évènement n’est pas une mince affaire. Il relève du domaine des professionnels. Ne l’oubliez pas, le diable se cache toujours dans les détails. Alors, optez pour trois (3) ou six (6) mois de bonne planification et organisation événementielles. Aussi, apprêtez un énorme investissement financier pour obtenir l’excellence au-delà de vos attentes.

Blanche BAFIATISSA